Referat Generalforsamling Skabelon

1. Hvad skal inkluderes i dagsordenen for generalforsamlingen?

En dagsorden for en generalforsamling bør indeholde følgende punkter:

• Velkomst og formaliteter: Åbning af mødet, valg af dirigent, referent og evt. stemmetællere.
• Godkendelse af dagsorden: Sikre at alle er enige i dagsordenen.
• Årsberetning: Formandens beretning og bestyrelsens beretning.
• Regnskab: Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab samt budget.
• Valg: Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisorer.
• Indkomne forslag: Behandling af forslag fra medlemmer.
• Eventuelt: Punkter til diskussion uden beslutning.

---

2. Hvordan dokumenteres vedtagne beslutninger korrekt i referatet?

Vedtagne beslutninger dokumenteres korrekt i referatet på følgende måde:

• Klart og præcist sprog: Brug klart og præcist sprog til at nedfælde beslutningen.
• Beslutningsdetaljer: Inkluder dato, hvilken beslutning der blev truffet, hvem der foreslog, og hvem der støttede beslutningen.
• Stemmeafgivelse: Noter antallet af stemmer for, imod og eventuelle blanke stemmer.
• Referatskabelon: Følg en standardiseret skabelon for konsistens og gennemsigtighed.

---

3. Hvem er ansvarlig for at skrive og godkende referatet efter generalforsamlingen?

Ansvaret for at skrive og godkende referatet påhviler:

• Skribent: Referenten, som blev valgt under generalforsamlingen.
• Godkendelse: Typisk godkendes referatet af dirigenten/bestyrelsesformanden og en anden valgt person, f.eks. en medlem af bestyrelsen.

---

4. Hvor detaljeret skal diskussioner og kommentarer beskrives i referatet?

Diskussioner og kommentarer skal beskrives som følger:

• Essentielle punkter: Sammenfattende de vigtigste argumenter og synspunkter.
• Kortfattet: Undgå detaljer der ikke bidrager markant til forståelsen af beslutningsprocessen.
• Anonyme kommentarer: Medmindre det er afgørende, undlad at tilknytte specifikke kommentarer til enkelte personer.

---

5. Hvordan håndteres fortrolige oplysninger i referatet?

For at håndtere fortrolige oplysninger korrekt:

• Redigering: Fortrolige oplysninger bør ikke inkluderes i referatet, men henvis til en separat, fortrolig bilag, hvis nødvendigt.
• Sikker opbevaring: Fortrolige bilag opbevares sikkert og kun tilgængelig for autoriserede personer.
• Fortrolighedserklæring: Indhent en fortrolighedserklæring fra deltagere, hvis disse oplysninger skal diskuteres.

---

6. Hvornår og hvordan skal referatet distribueres til deltagerne?

Om distribution af referatet:

• Tidsramme: Referatet bør sendes ud snarest muligt, normalt inden for 1-2 uger efter generalforsamlingen.
• Metode: Send referatet via e-mail eller gennem en sikker online portal.
• Bekræftelse: Bekræft modtagelsen af referatet fra modtagerne, evt. med en læsekvittering.

---

7. Hvad er kravene til underskrifter i referatet?

Kravene til underskrifter er som følger:

• Dirigentens underskrift: Dirigenten skal underskrive for at bekræfte, at referatet nøjagtigt afspejler mødeindholdet.
• Referentens underskrift: Referenten skal underskrive for at bekræfte, at dokumentationen er korrekt.
• Evt. Medunderskrivere: I nogle foreninger eller selskaber kan yderligere underskrifter fra f.eks. bestyrelsens medlemmer være nødvendigt for yderligere validering.

---

Skabelon

---

 

Dato: (Angiv dato)

Sted: (Angiv mødelokation)

Deltagere: (Angiv navne på deltagerne)

1. Valg af dirigent og referent

Dirigent: (Navn på dirigent)

Referent: (Navn på referent)

2. Godkendelse af dagsorden

Dagsorden blev (godkendt / ikke godkendt med ændringer)

3. Bestyrelsens beretning

(Referat af bestyrelsens beretning her)

4. Forelæggelse af regnskab til godkendelse

Det fremlagte regnskab blev (godkendt / ikke godkendt)

5. Behandling af indkomne forslag

• (Beskrivelse af forslag 1) – (Beslutning vedr. forslag 1)
• (Beskrivelse af forslag 2) – (Beslutning vedr. forslag 2)

6. Valg til bestyrelsen

Genvalg/nyvalg af følgende bestyrelsesmedlemmer:

• (Navn på bestyrelsesmedlem 1)
• (Navn på bestyrelsesmedlem 2)
• (Navn på bestyrelsesmedlem 3)

7. Valg af revisor

Revisor valgt: (Navn på revisor)

8. Eventuelt

(Beskriv eventuelle punkter, der blev diskuteret, men som ikke var på dagsordenen)

Referat afsluttet: (Tidspunkt for afslutning)

Underskrift:

Dirigent:
(Navn på dirigent)

Referent:
(Navn på referent)

Eksemple

---

 

Eksempel 1:

Mødedato: 10. maj 2023

Sted: Foreningshuset, Rådhusvej 2

Tilstedeværende:

• Formand: Lars Petersen
• Næstformand: Mette Jensen
• Kasserer: Sara Hansen
• Medlemmer: 20

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab
4. Indkomne forslag
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer
6. Eventuelt

1. Valg af dirigent:

Mødet blev åbnet af Lars Petersen. Herefter blev Mette Jensen enstemmigt valgt som dirigent.

2. Formandens beretning:

Lars Petersen gennemgik foreningens aktiviteter det forgangne år. Han fremhævede succesen med sommerfesten og takken til alle frivillige.

3. Fremlæggelse af regnskab:

Sara Hansen fremlagde regnskabet, som blev godkendt uden bemærkninger.

4. Indkomne forslag:

Der var indkommet følgende forslag:

• Forslag om ny hjemmeside – godkendt
• Forslag om højere kontingent – afvist

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer:

De siddende bestyrelsesmedlemmer blev genvalgt ved akklamation.

6. Eventuelt:

Der blev diskuteret muligheden for flere sociale arrangementer. Forslagene noteres til næste møde.

---

Eksempel 2:

Mødedato: 18. november 2023

Sted: Kulturhuset, Parkvej 5

Tilstedeværende:

• Formand: Anna Nielsen
• Næstformand: Poul Erik
• Kasserer: Helle Skaarup
• Medlemmer: 30

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Formandens beretning
3. Godkendelse af budget
4. Valg af revisor
5. Eventuelt

1. Godkendelse af dagsorden:

Dagsordenen blev godkendt uden ændringer.

2. Formandens beretning:

Anna Nielsen fremlagde beretningen for det forgangne år, hvor hun fremhævede den øgede medlemstilgang og succesfulde arrangementer.

3. Godkendelse af budget:

Helle Skaarup fremlagde budgettet for det kommende år. Efter enkelte spørgsmål blev budgettet godkendt.

4. Valg af revisor:

Lars Madsen blev enstemmigt valgt som ny revisor.

5. Eventuelt:

Der blev diskuteret mulighed for forbedring af faciliteterne. Bestyrelsen vil undersøge mulighederne og tage det op på næste møde.